Excel – ušetrenie práce pomocou funkcií

V predchádzajúcom článku sme sa venovali vzorcom. Tie zvládnu jednoduché matematické operácie. Niekedy však potrebujeme komplikovanejšie výpočty a tvorba vzorcov pre ich nastavenie by mohla byť náročná, ba niekedy priam nemožná.

Pre uľahčenie práce Excel ponúka funkcie. Môžeme povedať, že sú to tiež vzorce s preddefinovaným výpočtom.

najčastejšie používanou funkciou je SUM (automatický súčet) pre výpočet súčtu. Ak potrebujete sčítať dve bunky, tak je jednoduché použiť vzorec =bunka+bunka. Ale ak je tých buniek viac, tak vkladanie vzorca by zabralo veľmi veľa času. Požitie funkcie SUM je určite jednoduchšie.

Pre jej vloženie postupujte nasledovne:

  1. Kliknite do bunky, kde chcete výsledok.
  2. Na karte Domov zvoľte ikonu Automatický súčet . Do bunky sa vloží =SUM()
  3. Vyznačte bunky, ktoré chcete sčítať. Niekedy Excel sám vyznačí bunky. Ak sú to tie, ktoré chcete, nemusíte ich znovu vyznačovať.
  4. Potvrďte klávesom Enter.

Funkciu môžete vpísať aj z klávesnice = SUM(rozsah buniek)

Vedľa ikony Automatický súčet sa nachádza malý trojuholník, kde nájdete päť základných funkcií: SUM (súčet), AVERAGE (priemer), COUNT (počet čísiel), MIN (najnižšia hodnota), MAX (najvyššia hodnota). Pri ich použití postupujte rovnako ako pri funkcii SUM.

 

Ďalšie funkcie môžete vložiť kliknutím na Vložiť funkciu (Fx) vedľa Riadku vzorcov.

  1. Kliknite do bunky, kde chcete výsledok.
  2. Kliknite na ikonku Vložiť funkciu (Fx).
  3. Jednotlivé funkcie sú usporiadané podľa kategórií. V otvorenom okne vyberte kategóriu (štandardne je prednastavené Naposledy použité). Ak neviete, v ktorej kategórii sa tá funkcia nachádza, zvoľte Všetky.
  4. Zo zoznamu vyberte požadovanú funkciu.
  5. Následne sa otvorí dialógové okno pre vloženie argumentov funkcie. Tie predstavujú vstupy, ktoré je potrebné zadať, aby mohol prebehnúť výpočet.Na obrázku vidíte argumenty funkcie ROUND, ktorá slúži k zaokrúhľovaniu hodnôt.

 

Ak je názov argumentu hrubým písmom, je jeho zadanie povinné. Inak môže ostať okienko pre daný argument prázdne.

V prípade, že je argument tvorený textovým reťazcom, Excel automaticky vloží úvodzovky.

Ak je zadaný nesprávne, za znamienkom = bude červenou farbou vypísaná chyba. Je nutné argument opraviť.

Pod oknami pre zadávanie argumentov sa nachádza stručná pomoc. Jedná sa o popis funkcie, t.j. k čomu slúži, čo je jej výsledkom, a popis k aktuálnemu argumentu.

Dolu je k dispozícii Pomocník pre túto funkciu, kde sa nachádzajú podrobnejšie informácie pre prácu s funkciou.

V otvorenom okne vidíte aj dva výsledky. Výsledok priamo pod argumentmi je skutočným výsledkom funkcie. Výsledok dolu (nad pomocníkom) je naformátovaným výsledkom, ktorý sa zobrazí v bunke.

Excel ponúka množstvo funkcií pre uľahčenie práce. Napríklad matematické, dátumové, textové, vyhľadávacie atď. Tu sú niektoré z nich:

COUNTIF (A3:A10; >500) – počet buniek v rozsahu A3 až A10, ktorých hodnota je väčšia ako 500

COVAR (pole1; pole2) – kovariancia medzi poliami

MEDIAN (A1:B6) – medián zo zoznamu buniek

ABS (číslo) – absolútna hodnota

INT (číslo) – zaokrúhlenie na najbližšie celé číslo

ROUND (B2*C2; 2) – zaokrúhli výsledok výpočtu na dve desatinné miesta

ROUNDDOWN (B2*C2; 2) – zaokrúhli výsledok výpočtu na dve desatinné miesta smerom nadol

ROUNDUP (B2*C2; 2) – zaokrúhli výsledok výpočtu na dve desatinné miesta smerom nahor

PRODUCT (rozsah) – reťazcový súčin hodnôt

SUMIF (A1:A10; >500; B1:B10) – súčet len tých hodnôt buniek z oblasti B1 až B10, pre ktoré platí, že hodnoty v oblasti A1 až A10 sú väčšie ako 500

IF (B2>50; A2*10%;A2*15%) – ak je hodnota bunky B2 väčšia ako 50, použijeme pre výpočet vzorec A2*10%, v opačnom prípade použijeme A2*15%

VLOOKUP (1999;A1:C10;2;0) – vyhľadá hodnotu 1999 v prvom stĺpci tabuľky A1 až C10 a zobrazí hodnotu z rovnakého riadku a druhého stĺpca v poradí. Číslo 0 znamená, že sa použije režim presného vyhľadávania. Ak by ste dali posledný parameter číslo 1, nastavíte približný režim vyhľadávania.

HLOOKUP („Obrat“; A1:C10; 3; 0) – nájde hodnotu obrat v prvom riadku tabuľky v rozsahu A1 až C10 a zobrazí hodnotu v rovnakom stĺpci z tretieho riadku v poradí. Číslo 0 definuje presný režim vyhľadávania.

DATE (rok; mesiac; deň) – poradové číslo zadaného dňa

TODAY () – vloží aktuálny dátum

YEAR(13.10.2002) – zobrazí rok z dátumu

Ak vás práca s funkciami zaujíma a chcete ich používať pre uľahčenie práce a šetrenie času, tak navštívte náš kurz Excel – práca s funkciami podrobne, alebo nám napíšte na lapis@lapis.sk.