Školenie MS Outlook
- práca v tíme a pokročilé techniky

Cieľ kurzu: Hlavným cieľom kurzu je naučiť absolventov využívať nástroje prostredia MS Outlook pre tímovú prácu a poznať pokročilé možnosti pre plánovanie informácií, ich rýchle vyhľadávanie a prispôsobenie prostredia.

Vstupné požiadavky: Vyžadované minimálne znalosti na úrovni kurzov MS Windows základy a MS Outlook základy.

Obsah kurzu:

Kalendár

  • Pravidlá a možnosti tímovej práce pomocou kalendára
  • Plánovanie podnikových schôdzok
  • Výber povinných a voliteľných účastníkov schôdzky
  • Rezervácia zdrojov (miestnosti, dataprojektor, technika a pod.)
  • Kontrola voľného času pozvaných účastníkov schôdzky
  • Automatického vyhľadanie najbližšieho voľného dátumu a času pre schôdzu
  • Použitie lupy pre prehľadné zobrazenie plánovaných činností
  • Odoslanie pozvánok na schôdzu
  • Prijatie a odmietnutie žiadosti o schôdzu
  • Návrh na zmenu termínu schôdze
  • Sledovanie stavu potvrdenia účastníkov schôdze
  • Manuálna aktualizácia stavu potvrdenia účasti na schôdze
  • Ako odoslať aktualizácie zmeny termínu a času schôdze všetkým pozvaným účastníkom
  • Automatické spracovanie žiadostí o schôdzu
  • Tvorba plánov skupín a možnosti ich použitia
  • Možnosti zdieľania kalendára
  • Práca so zdieľanými kalendármi
  • Tímové plánovanie opakovaných činností a celodenných udalostí
  • Používanie kategórií pre plánované aktivity
  • Najčastejšie chyby pri tímovom plánovaní a ako ich riešiť

Úlohy

  • Možnosti tímového plánovania úloh
  • Zadávanie úloh pre iné osoby, kontrola stavu zadanej úlohy
  • Prijatie a odmietnutie prijatia zadávanej úlohy
  • Delegovanie prijatých úloh
  • Využitie kategórií pre tvorbu rozsiahlych projektov, pozostávajúcich z viacerých úloh
  • Prehľadné zobrazenie všetkých zadaných a prijatých úloh

Kontakty

  • Práca s globálnym adresárom kontaktov, umiestneným na serveri
  • Tvorba distribučných zoznamov a ich použitie pre rýchle zasielanie poštových správ a pozvánok na schôdzu viacerým príjemcom
  • Priradenie kategórií kontaktom a možnosti ich využitia
  • Odosielanie kontaktov prostredníctvom elektronickej pošty
  • Prehľad všetkých plánovaných činností spojených s kontaktom
  • Rýchle vyhľadávanie kontaktov

Denník

  • Použitie Denníka pre automatické zaznamenávanie činností
  • Nastavenie sledovania položiek v Denníku
  • Sledovanie činností spojených s kontaktom
  • Zaznamenávanie činností podľa typu dokumentov
  • Možnosti zobrazenia sledovaných informácií v denníku
  • Použitie časovej osi pre sledovanie aktivít

Elektronická pošta

  • Používanie firemných šablón pre poštové správy
  • Tvorba vlastných podpisov pre poštové správy
  • Automatické vkladanie podpisu do poštových správ
  • Automatické odpovedanie na poštu v čase vašej neprítomnosti
  • Možnosti hlasovania a použitie hlasovacích tlačidiel pomocou elektronickej pošty
  • Sledovanie výsledkov hlasovania
  • Nastavenie platnosti poštovej správy
  • Nastavenie termínu odoslania poštovej správy
  • Filtrovanie poštových správ
  • Blokovanie nevyžiadanej pošty
  • Tvorba zoznamu dôveryhodných odosielateľov a príjemcov
  • Nastavenie automatického formátovania poštových správ na základe zvolených kritérií
  • Tvorba pravidiel pre poštové správy
  • Definovanie výnimiek z pravidiel
  • Použitie pravidiel pre filtrovanie, organizovanie, preposielanie a odstraňovanie poštových správ
  • Administrácia upozornení
  • Správa vzdialenej pošty
  • Pripojenie a stiahnutie len hlavičiek poštových správ
  • Označenie položiek pre ďalšie spracovanie
  • Vyhľadávanie údajov
  • Princípy a možnosti rýchleho a podrobného vyhľadávania informácií v prostredí MS Outlook
  • Používanie a tvorba vyhľadávacích priečinkov
  • Riešenie problémov spojených s vyhľadávacími priečinkami
  • Vyhľadávanie položiek a súborov
  • Príklady pre vyhľadávanie rôznych typov informácií
  • Vyhľadávanie súvisiacich emailových správ
  • Používanie nástroja Rozšírené vyhľadávanie

Tvorba vlastných zobrazení

  • Výber polí a nastavenie ich poradia pre jednotlivé priečinky (kalendár, úlohy, kontakty, maily a pod.)
  • Odstránenie polí zo zobrazenia
  • Nastavenie formátu stĺpcov
  • Prispôsobenie aktuálne používaného zobrazenia
  • Definovanie nového zobrazenia
  • Možnosti filtrovania, zoraďovania a zoskupovania údajov v zobrazeniach
  • Automatické formátovanie a jeho použitie v zobrazení

Práca s priečinkami

  • Používanie verejných priečinkov
  • Tvorba vlastnej štruktúry priečinkov a podpriečinkov (kalendár, úlohy, kontakty, pošta a pod.)
  • Kopírovanie a presúvanie údajov medzi priečinkami
  • Odstraňovanie a premenovávanie priečinkov
  • Vytváranie zástupcov k priečinkom
  • Tvorba vlastných odkazov na webové stránky a súbory na intranete

Archivácia a zálohovanie údajov

  • Čo je proces archivácie a k čomu sa používa
  • Nastavenie archivácie pre všetky priečinky
  • Nastavenie spôsobu archivácie pre jednotlivé priečinky samostatne
  • Automatická a manuálna archivácia údajov
  • Definovanie vlastných súborov s archívom údajov
  • Sprístupnenie archivovaných položiek
  • Možnosti zálohovania dát
  • Nastavenie umiestnenia súboru Outlook.pst
  • Zálohovanie údajov vybraných priečinkov

Import a export

  • Typy súborov, ktoré je možné importovať a exportovať do Outlooku
  • Import distribučných zoznamov z globálneho zoznamu adries
  • Import údajov z iných súborov MS Outlook
  • Import údajov z iných formátov
  • Export údajov do iných formátov
  • Import a export poštových správ
  • Riešenie problémov spojených s importom a exportom

Zdieľanie informácií s inými osobami

  • Používanie Prístupov delegátov
  • Nastavenie povolení pre prístup delegáta
  • Povolenia pre prístup k priečinkom
  • Publikovanie informácií o voľnom čase
  • Definovanie oprávnení verejných priečinkov
  • Moderovanie verejných priečinkov

Konfigurácia Outlooku

  • Možnosti prispôsobenia prostredia MS Outlooku
  • Nastavenia vlastností kalendára, úloh, elektronickej pošty, poznámok, kontaktov, denníka
  • Nastavenia zabezpečenia Outlooku
  • Nastavenia všeobecných volieb Outlooku

Hľadáte kurz podľa Vašich predstáv?

V prípade záujmu o uzavretý kurz Vám môžeme osnovy kurzu plne prispôsobiť Vašim požiadavkám. Kontaktujte nás pre upresnenie podrobností.

Zaujal Vás tento kurz?


Pre uzavreté firemné školenia Vám radi pripravíme termíny podľa Vašich potrieb, kdekoľvek na Slovensku, priamo vo Vašej firme, alebo v našej učebne LAPIS v Nitre.

Osnovy kurzu môžeme plne prispôsobiť Vašim požiadavkám.

Kontaktujte nás pre viac podrobností nebo si vyžiadajte cenovou ponuku.

Kontaktujte nás:

tel. 037/6513 140,
tel. 0904/406 653

e-mail: lapis@lapis.sk