5 najčastejších chýb v Exceli

Excel dokáže byť výborným pomocníkom. Ale stačí zopár nesprávnych krokov a výsledky analýz môžu byť nesprávne. V článku sa budeme venovať piatim najčastejším chybám, ktoré robia používatelia pri práci s Excelom.

1. Prázdne stĺpce alebo riadky v databázach

To, čo spolu súvisí, by malo byť pokope. Prázdne stĺpce alebo riadky v Exceli znamenajú, že tu končia súvisiace údaje a to, čo je ďalej, je ďalšou samostatnou tabuľkou, ďalšou databázou.

Prázdne stĺpce alebo riadky môžu spôsobiť problémy pri používaní bežných databázových nástrojov, ako je filtrovanie, zoraďovanie, kontingenčná tabuľka a pod.

Ak potrebujete údaje vizuálne oddeliť, tak vhodné môže byť orámovanie, podfarbenie buniek atď.

2. Stĺpec nemá hlavičku

Je excelovským pravidlom, že stĺpce v tabuľkách by mali mať názov. Prázdne bunky v hlavičke stĺpca môžu narobiť problémy. 

Nielen, že bez popisu nie je jasné, o aké údaje ide, ale dokonca niektoré nástroje Excelu nebude vôbec možné použiť. Napríklad, ak chcete vložiť kontingenčnú tabuľku, tak bez hlavičky to nepôjde.

Myslite preto na názvy aj v prípade, ak je to aj len nejaký pomocný stĺpec.

3. Zlučovanie buniek v databázach

Zlučovanie buniek má svoje opodstatnenie, ak ide o menšiu tabuľku, ktorá musí aj dobre vyzerať, pretože je určená napríklad na prezentáciu.

V databázach však platí, že čo riadok, to jeden kompletný záznam. Zlučované bunky spôsobujú komplikácie pri filtrovaní alebo zoraďovaní údajov i pri tvorbe kontingenčnej tabuľky.

4. Jednotné zápisy

Najčastejším problémom v praxi býva jednotnosť v zápise rovnakých položiek. Napríklad viacslovné názvy, používanie diakritiky, skratky a podobne. Názov „Spišská Nová Ves“ nie je v Exceli to isté, ako „Spišská N.V.“ alebo „Spišská N. Ves“, „Spisska Nova Ves“ a podobne. Excel sa na reťazec pozerá písmenko po písmenku, preto sú to pre neho rôzne údaje.

Problémy nastanú pri filtrovaní, pri funkciách, pri kontingenčných tabuľkách i pri mnohých ďalších nástrojoch.

5. Údaje na rôznych hárkoch

Ak máte databázy, do ktorých pribúdajú nové záznamy, je lepšie mať všetko na jednom hárku. Niekedy sú údaje vkladané po dňoch alebo po mesiacoch, a to zakaždým na nový hárok. Ak je potrebné tieto údaje spoločne analyzovať, tak ich spájanie z rôznych hárkov môže byť pomerne náročné. Nevraviac o spájaní údajov z rôznych súborov.

Samozrejme, existujú pomôcky, ako to urobiť rýchlo a efektívne, no nie sú to jednoduché postupy a mnohé z nich fungujú iba v najnovších verziách Excelu.

Preto, ak je to možné, dávajte údaje, ktoré potrebujete spoločne analyzovať, na jeden hárok.

Prirodzene, toho, čomu je potrebné sa vyvarovať, je viac. Uvedené body patria k tým, s ktorými sa naši lektori v praxi najčastejšie stretávajú, a ktoré robia najväčšie problémy používateľom Excelu.

Ak sa chcete o práci s databázami dozvedieť viac, pozývame vás na kurz MS Excel – práca s databázami. Alebo nás kontaktujte na lapis@lapis.sk a pripravíme vám školenie priamo na mieru, počas ktorého sa budeme podrobnejšie venovať nástrojom, ktoré vám pomôžu zefektívniť prácu s Excelom.

Štítky:
Komentáre

Pridať komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená.

Vaše osobné údaje budú použité výhradne pre účely spracovania Vášho komentára. Zásady spracovania osobných údajov.