3 nástroje pre analýzu exportovaných údajov

Analýza údajov v Exceli

Firemné systémy umožňujú generovať export údajov aj do excelovského zošita. Často sú to veľké databázy, z ktorých je potrebné získať určité informácie potrebné k zhodnoteniu predchádzajúceho obdobia a k naplánovaniu ďalších aktivít.

Excel ponúka množstvo nástrojov, ktoré môžete využiť pri analýze vašich údajov. Pozrite si prehľad troch najpoužívanejších.

A. Kontingenčné tabuľky

Kontingenčné tabuľky (inak nazývané aj pivotky, pivotné tabuľky) ponúkajú rýchly sumárny výstup. V priebehu pár sekúnd získate stručný prehľad o celkovom stave údajov rozdelený podľa vami zadaných kategórií.

Dajú sa použiť na analýzu akýchkoľvek databáz: skladové zásoby, objednávky, faktúry, pracovné časy, projekty atď. Možnosti sú neobmedzené.

Napríklad, ak analyzujete projekty, tak si môžete vytvoriť prehľad o celkových nákladoch alebo zisku v jednotlivých mesiacoch, alebo rozdelené podľa zákazníkov. Okrem základných funkcií ako je suma, priemer, počet atď., môžete údaje zobraziť ako podiel na celku, vypočítať kumulatívne hodnoty, ako rozdiely medzi obdobiami, nastaviť poradie a mnohé ďalšie zobrazenia výsledkov.

V kontingenčných tabuľkách je možné aj filtrovať, zoraďovať údaje, vytvárať vlastné výpočty atď.

Ako príklad na obrázkoch uvádzame databázu projektov, ktorá obsahuje takmer 1000 riadkov. V priebehu pár sekúnd môžete získať prehľad o celkovej cene a nákladoch, o medzimesačných rozdieloch a podobne. Môžete filtrovať jednoduchým filtrom i rýchlym filtrom a využiť ďalšie možnosti, ktoré kontingenčné tabuľky ponúkajú.

Na obrázkoch je len výrez zo zdrojových údajov, pre zjednodušenú predstavu uvádzame iba zopár riadkov.

B. Funkcie

Vďaka funkciám jednoducho a rýchlo doplníte výpočty, ktoré nebolo možné získať priamo zo systému.

Napríklad základné funkcie SUM, COUNT, AVERAGE, MIN a podobne poskytnú rýchly prehľad o celkovom stave.

Pomocou funkcií VLOOKUP alebo XLOOKUP doplníte údaje z iných súborov, ktoré v exportovanom chýbajú.

Funkcie ako SUBTOTAL alebo AGGREGATE zasa pomôžu pri analýze filtrovaných údajov.

Niekedy sú rôzne údaje spojené v jednej bunke. V takom prípade využite textové funkcie LEFT, MID, RIGHT pre ich rozdelenie, prípadne VALUE alebo LOWER, UPPER, PROPER a TRIM na ich dodatočné upravenie do správneho tvaru.

Najnovšie verzie Excelu ponúkajú približne 500 funkcií, ktoré sú využiteľné v rôznych analýzach: logické, vyhľadávacie, matematické, textové, štatistické, pre prácu s dátumom a časom atď. Vďaka nim si zautomatizujete výpočty a ušetríte množstvo času.

C. Grafy

Jeden graf povie viac, ako sto tabuliek. Grafy poskytujú prehľad letmým pohľadom.

Najrozšírenejšie sú klasické grafy: stĺpcový, koláčový a čiarový, ktoré sú samozrejme aj najjednoduchšie na zorientovanie a vyzná sa v nich každý.

Pre náročnejších je v ponuke Excelu množstvo iných typov. Najnovšie verzie ponúkajú napríklad prstencový, vodopádový, lievikový a ďalšie.

Ak sa chcete o jednotlivých nástrojoch dozvedieť viac, pozývame vás na kurzy MS Excel – kontingenčné tabuľky a analýzy dát, MS Excel – Práca s funkciami podrobne, MS Excel – Grafické analýzy alebo si môžete vybrať iný kurz z našej ponuky. Prípadne nám napíšte na lapis@lapis.sk a spoločne pripravíme kurz podľa vašich požiadaviek a potrieb.